Privacy statement

Dit is de privacy verklaring van Aerofit Healthclub BV, Nederland, Hofcampweg 270, 2241 KM Wassenaar, ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27161020

ALGEMEEN
Als je een lidmaatschap hebt, een lidmaatschap wilt afsluiten of onze website bezoekt, gebruik maakt van onze app of reageert op onze social media uitingen, dan hebben wij bepaalde informatie en gegevens van je nodig. Over deze verwerking van jouw persoonsgegevens willen wij transparant zijn, vandaar deze privacyverklaring. Op de verwerking van deze gegevens is wet- en regelgeving van de AVG van toepassing.

Hieronder hebben wij voor jou op een rijtje gezet:
1. Welke gegevens wij van jou verwerken.
2. Waarom wij dat doen.
3. Hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.
4. Verder wordt uitgelegd op welke wijze jij invloed uit kunt oefenen op de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Ons privacybeleid kan van tijd tot tijd veranderen. Wij behouden het recht om onze privacyverklaring te actualiseren. De meest actuele privacyverklaring vind je op onze website. Bezoek daarom deze pagina met enige regelmaat.

1.WELKE GEGEVENS VERWERKEN WE?

Volgens de AVG is een persoonsgegeven “elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Dit zijn dus alle gegevens die tot jouw persoon te herleiden zijn.

ONLINE SURF- EN KLIKGEDRAG
Daarnaast verzamelen we informatie over je bezoek aan onze website. Het gaat daarbij in eerste instantie om gegevens die jouw browser standaard naar elke website stuurt, die je bezoekt. Denk daarbij aan je IP-adres.

Wij kunnen ook informatie verzamelen over welke pagina’s van onze website je bekijkt, op welke links (koppelingen) je klikt, hoe vaak je onze website bezoekt en welke andere handelingen die je verricht; oftewel je surf- en klikgedrag.

COOKIES
Een cookie is een hoeveelheid data die een server naar jouw browser stuurt met de bedoeling dat deze opgeslagen wordt en bij een volgend bezoek weer naar de server teruggestuurd wordt. Zo kan de server jouw browser eenvoudig opnieuw herkennen (bron: Wikipedia).

Een cookie wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer je jouw login wilt opslaan in de browser, zodat je hem de volgende keer niet meer hoeft in te typen. Onze website maakt gebruik van dit soort (tijdelijke) cookies. Soms zijn dat cookies van derden.

GEGEVENS BIJ AANVRAGEN
Bij het aanvragen van informatie of lidmaatschap verwerken wij jouw voornaam, achternaam en e-mailadres. In sommige gevallen verwerken wij ook jouw telefoonnummer.

GEGEVENS VAN LEDEN EN OUD-LEDEN
Bij het afsluiten van een lidmaatschap (bij zowel proefmaanden, arrangementen of abonnementen) verwerken wij jouw voornaam en achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum, bankrekeningnummer, telefoonnummer en je e-mailadres.

Wanneer je jezelf laat meten, verwerken we ook jouw sportgegevens. Hieronder vallen onder andere jouw hartslag, bloeddruk, lengte, gewicht.
Bij gebruik van de diensten van Aerofit Healthclub worden, afhankelijk van de diensten die worden afgenomen, ook de volgende gegevens verwerkt: lidnummer, pasnummer, kanaal waarop je lid bent geworden, bezoekregistratie, type abonnement, afgenomen extra’s, trainingsdoelen en overige informatie omtrent jou als persoon (zoals medische klachten, blessures) die je eventueel hebt opgegeven bij inschrijving of die je opgeeft tijdens je lidmaatschap.

2.WAAROM VERWERKEN WIJ JE GEGEVENS?

DIENSTVERLENING
Zonder verwerking van jouw persoonsgegevens, kunnen wij onze diensten niet aan je leveren. Je kunt dan bijvoorbeeld niet inloggen in de website of app, je kunt jouw voortgang niet inzien en kunnen we je niet de persoonlijke begeleiding geven op basis van jouw resultaten.
Wij werken samen met partners, bijvoorbeeld voor het aanbieden van onze app en andere diensten of het incasseren van openstaande facturen. Het kan dus voorkomen dat wij je persoonsgegevens aan die partners verstrekken. Van onze partners verlangen wij, dat zij tenminste voldoen aan de WBP. Zij moeten voorzichtig omgaan met jouw persoonsgegevens en het is hen verboden om jouw gegevens ergens anders voor te gebruiken dan waarvoor ze aan hen zijn verstrekt.

CONTACT MET LID
Als je contact met ons opneemt of wij contact met je opnemen per telefoon, e-mail, via social media, chat of op een andere manier, dan worden jouw gegevens geregistreerd. Zo kunnen medewerkers van Aerofit Healthclub later zien dat er al eerder contact met je is geweest en waarover. Zo kunnen wij je sneller en beter helpen. Denk bijvoorbeeld aan afspraken met je trainer, vragen over de dienstverlening, klachten, facturen en betalingen.

WETTELIJKE VERPLICHTING
We kunnen op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om je persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit zoals bijvoorbeeld de politie daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

MARKETINGACTIVITEITEN
We kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken ten behoeve van marketingactiviteiten (ook na beëindiging van je lidmaatschap). Wij zullen echter nooit jouw persoonsgegevens verkopen aan derden voor hun marketing activiteiten.

ONDERZOEK
We kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses om onze diensten te verbeteren.

3.HOE GAAN WIJ OM MET JOUW GEGEVENS?

BEVEILIGING
Aerofit Healthclub zorgt voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere verlies, vernietiging of beschadiging, onbevoegde kennisname of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit doen wij onder andere door het nemen van fysieke en organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging, het afschermen van iedere desktop met gebruikersnaam en wachtwoord en autorisatiemanagement zodat jouw gegevens niet voor alle medewerkers van Aerofit Healthclub zijn in te zien. Maar ook het up-to-date houden van software en het regelmatig testen van onze beveiligingsmaatregelen hoort hierbij. Bovendien gebruiken we jouw gegevens alleen zoals in dit privacy beleid is vastgelegd.

BEWAARTERMIJN
Wij bewaren je gegevens voor zover dat noodzakelijk is. Zoals hierboven beschreven hebben we de gegevens nodig om onze diensten mogelijk te maken. Je gegevens zullen nooit langer bewaard worden dan wettelijk is toegestaan. De uiteindelijke bewaartermijn verschilt per soort persoonsgegevens. Wat betreft cookies is dit afhankelijk van jouw browser instellingen.

4.HOE KUN JE INVLOED UITOEFENEN OP DE VERWERKING VAN JE PERSOONSGEGEVENS?

Je hebt recht op inzage van jouw persoonsgegevens en een kopie daarvan te ontvangen. Wil je inzage in jouw persoonsgegevens, een aanpassing hierin maken of heb je bezwaar tegen het feit dat we persoonsgegevens van je hebben? Dan kun je altijd contact opnemen met ons via privacy@aerofit.nl. Als lid ben je altijd zelf verantwoordelijk voor het juist aanleveren van je contactgegevens. Ook bij wijziging van (mail)adres of andere gegevens ben je er zelf verantwoordelijk voor dat wij die kunnen verwerken in de verschillende programma’s waarmee we werken.

Wil je je uitschrijven voor onze nieuwsbrief of andere mailings? Dan staat er altijd een link onderaan de mail, waarmee je direct wordt uitgeschreven uit de desbetreffende mailing.
Indien gewenst kan je ons privacy dossier inzien. Daarin maken we duidelijk welke stappen wij als organisatie zetten om jouw privacy op de juiste manier te verwerken.

SAMENVATTING PRIVACY DOSSIER AEROFIT HEALTHCLUB
Sinds de komst van de AVG is aangekondigd heeft Aerofit Healthclub in de persoon van Frank Reijn ervoor gezorgd op de hoogte te zijn van de wensen en plichten van onze organisatie. Er zijn informatie meetings bezocht, literatuur gelezen en er is overleg geweest met collega-ondernemers en leveranciers.

Onderstaande leveranciers worden door Aerofit gebruikt voor het verwerken van persoonsgegevens:

Milon Care – de software behorende bij de Milon toestellen. Hierin staan behalve je naam ook geboortedatum, gewicht en eventuele klachten. Deze gegevens dienen ertoe dat de trainers op de hoogte zijn van de voortgang, contact kunnen opnemen indien nodig en altijd zorgen voor een veilige, verantwoorde en uitdagende training voorzien van maatwerk begeleiding.
Milon GmBH heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

Insight/Boss – de software die ervoor zorgt dat we toegangscontrole hebben en incassobetalingen kunnen opmaken. Hierin staan behalve je naam ook je adresgegevens, e-mail en bankgegevens. Deze gegevens dienen ertoe dat we maandelijks de incasso kunnen doen en inzicht hebben in de juiste verwerking daarvan. Op het moment dat je lid wordt, wordt er een foto gemaakt. Deze foto wordt uitsluitend gebruikt voor onze ledenadministratie via Insight/Boss en zal voor geen enkel ander doeleinde worden gebruikt. 
Insight/Boss heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

Klikschema – de software die ervoor zorgt dat we inzicht hebben in je training vorderingen. Hierin staan je meetgegevens en je trainingsschema's.
Klikschema heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

Clubplanner – de software die ervoor zorgt dat we onze leden kunnen volgen en afspraken kunnen maken teneinde periodiek contact te houden met onze trainers en eventueel uitval te voorkomen. Hierin staan via een koppeling alle gegevens die ook in Insight/Boss staan en wordt een historie opgebouwd van afspraken.
Clubplanner heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

Onze medewerkers hebben op 18 mei 2018 een toelichting gehad op de AVG. Op die dag zijn er richtlijnen uitgedeeld voor het werken met persoonsgegevens. Deze zijn hieronder leesbaar:

Het team van Aerofit streeft ernaar:
  • Alleen dat te registreren van onze leden dat echt van belang is.
  • Deze gegevens niet zichtbaar voor anderen te verwerken. Dat wil zeggen dat de bar PC en de fitness PC’s automatisch na 1 minuut in slaapstand gaan zodat Clubplanner, Insight en Klikschema niet zichtbaar zijn voor derden en dat Milon Care op zowel de Milonizer als de trainer PC en de tablet steeds onzichtbaar wordt gemaakt voor derden. Ook de gegevens op de kantoor PC en receptie PC (Insight, Klikschema, Clubplanner, Milon) worden bij het verlaten van het kantoor/receptie onzichtbaar gemaakt voor derden.
  • Niet over leden te spreken in het bijzijn van derden.
  • Zo min mogelijk over leden te schrijven (memoblok, e-mail).
  • Bewust te zijn van de eventuele risico’s die verbonden zijn aan het niet zorgvuldig omspringen met persoonsgegevens.
INTERNE COMMUNICATIE
Om de kwaliteit en service van onze club te garanderen worden belangrijke zaken omtrent leden mogelijk intern gecommuniceerd binnen het Aerofitteam. Het team is er van op de hoogte dat deze informatie nooit met derden gedeeld mag worden.